The Board decided to split the three current contracts to provide more transparency and accountability. Therefore two, three year contracts will be established, one for Street Cleaning/Rubbish Collection and the other for Garden Maintenance.
The costs for Street Cleaning/Rubbish Collection will remain as per the current contract, subject of course to the annual CPI adjustment.
STV was invited to provide a new gardening maintenance contract offer based on their knowledge of the Resort and the optimum number of staff that are required to not only maintain, but also to improve the landscaped areas of the Resort.
It was agreed that the Resort has deteriorated in many areas over recent years due to a combination of factors, not just the lack of water. Going forward the Board not only wants to stop that decline, but also to build on some of the improvements that have already taken place.
The Board has pressed STV, for them to demonstrate an extensive improvement in the appearance of the whole resort, across all Phases, year on year, getting it to a much higher standard and making it one of the best Resorts in the region.
The new contract also includes a number of measurable KPIs (Key Performance Indicators), that are based on the agreed schedule of works in the contract. Failure to meet these KPIs will result in STV’s monthly charge being adjusted accordingly. We envisage the new garden maintenance contract being managed by the Resort Manager, a Board member and two owners.
Negotiations have included the outstanding amortisation costs, (monies still owed to STV from the previous contract) of 79.967, 25€, staff levels, equipment, materials and shrubs/plants. The final agreement from January 2023 now includes an increased level of staff from 6.5 to 8 full time operatives on site, a reduction in the outstanding amortisation cost of 27.723, 24 € (amount now owed 52,244.01€) and a reduction in the design fee for the STV Low Irrigation Landscaping Project submission (yellow design) of 6.642,90 €. Amount to be invoiced 4.247, 10 €.
The annual cost for 2023 (for both the general Community and EUCC areas) includes the increase of the gardening staff by 1,5 persons overall between the HRGR GC gardening maintenance contract and the EUCC, and the CPI increase of 5,8%. It is subject to CPI adjustment in years two and three.
The contract, as in previous years, still includes an allowance for annual planting in such areas as the roundabouts and El Cason gardens. A separate budget of 30.000 €, has been included within the 2023 Budget for the General Community and EUCC areas to allow for the first year of a rolling programme of planting, with the aim of enhancing the appearance of those areas most in need of improvement. This should bring the Resort back to its previous standard, introducing colour wherever possible and across all Phases. This replanting will include an extensive amount of low irrigation and low maintenance plants, shrubs, bushes etc, to expectantly circumvent any major shortage of water in the future, as we have unfortunately been subject to in the recent past.
The ‘no new’ plants ban will be lifted for STV only. It’s important to stress that the ‘no new’ planting rule still does apply to owners, no one can put their own plants into any of the communal garden spaces. STV is contracted by the board to manage the plants and planting schemes suggested by STV for the various areas of the resort, they cannot be held responsible for managing owners’ own planting preferences or replacing them if they die.
We, as a board, are very pleased with the outcome of these long, protracted and sometimes very difficult negotiations but we feel that the outcome is good and fair for both the resort and STV.
We thank STV for their support and enthusiasm in wanting to bring the resort back to its best, and we are looking forward to working with them in the future.
La Junta decidió dividir los tres contratos actuales para ofrecer más transparencia y responsabilidad. Por lo tanto, se establecerán dos contratos de tres años, uno para la limpieza viaria/recogida de basuras y otro para el mantenimiento de jardines.
Los costes de limpieza viaria/recogida de basuras se mantendrán según el contrato actual, sujetos, por supuesto, al ajuste anual del IPC.
Se invitó a STV a presentar una nueva oferta de contrato de mantenimiento de jardinería basada en su conocimiento del Resort y en el número óptimo de personal que se requiere no sólo para mantener, sino también para mejorar las zonas ajardinadas del Resort.
Se acordó que el Resort se ha deteriorado en muchas zonas en los últimos años debido a una combinación de factores, no sólo a la falta de agua. De cara al futuro, la Junta no sólo quiere detener ese deterioro, sino también aprovechar algunas de las mejoras que ya se han realizado.
La Junta ha presionado a STV para que demuestre una amplia mejora en el aspecto de todo el complejo, en todas las fases, año tras año, para que alcance un nivel mucho más alto y se convierta en uno de los mejores complejos de la región.
El nuevo contrato también incluye una serie de indicadores clave de rendimiento mensurables, basados en el calendario de obras acordado en el contrato. Si no se alcanzan estos indicadores, la tarifa mensual de STV se ajustará en consecuencia. Prevemos que el nuevo contrato de mantenimiento de jardines sea gestionado por el Director del complejo, un miembro del Consejo y dos propietarios.
Las negociaciones han incluido los costes de amortización pendientes, (dinero que aún se debe a STV del contrato anterior) de 79.967, 25 €, los niveles de personal, equipos, materiales y arbustos / plantas. El acuerdo final de enero de 2023 incluye ahora un aumento del nivel de personal de 6,5 a 8 operarios a tiempo completo en la obra, una reducción del coste de amortización pendiente de 27.723,24 € (cantidad que ahora se debe 52.244,01 €) y una reducción de los honorarios de diseño para la presentación del proyecto de paisajismo de bajo riego de STV (diseño amarillo) de 6.642,90 €. Importe a facturar 4.247,10 €.
El coste anual para 2023 (tanto para la zona general de la Comunidad como para la de la EUCC) incluye el incremento del personal de jardinería en 1,5 personas en conjunto entre el contrato de mantenimiento de jardinería de la CG de HRGR y la EUCC, y el incremento del IPC del 5,8%. Está sujeto al ajuste del IPC en los años dos y tres.
El contrato, como en años anteriores, sigue incluyendo una dotación para plantaciones anuales en zonas como las rotondas y los jardines de El Casón. Se ha incluido un presupuesto separado de 30.000 euros dentro del Presupuesto de 2023 para las zonas de la Comunidad General y la EUCC para permitir el primer año de un programa continuo de plantación, con el objetivo de mejorar el aspecto de las zonas que más lo necesitan. Esto debería devolver al Resort a su nivel anterior, introduciendo color siempre que sea posible y en todas las Fases. Esta replantación incluirá una gran cantidad de plantas, arbustos, matorrales, etc. de bajo riego y mantenimiento, para evitar cualquier escasez de agua en el futuro, como desgraciadamente hemos sufrido en el pasado reciente.
La prohibición de plantar «nuevas» plantas se levantará sólo para la STV. Es importante destacar que la norma de «no plantar nuevas» sigue aplicándose a los propietarios, nadie puede poner sus propias plantas en ninguno de los espacios ajardinados comunes. La Junta contrata a STV para gestionar las plantas y los planes de plantación sugeridos por STV para las distintas zonas del complejo, por lo que no puede responsabilizarse de gestionar las preferencias de plantación de los propietarios ni de sustituirlas si mueren.
Nosotros, como junta, estamos muy satisfechos con el resultado de estas largas, prolongadas y a veces muy difíciles negociaciones, pero creemos que el resultado es bueno y justo tanto para el complejo como para STV.
Agradecemos a STV su apoyo y entusiasmo por devolver al complejo su esplendor, y estamos deseando trabajar con ellos en el futuro.